מערכות ניהול תוכן ארגוני (מערכות ECM) הם סוגים של טכנולוגיות תוכנה הניתנות ליישום נרחב בניהול, אחסון, אחזור והגנה על מידע לא מובנה הקשור ישירות לניהול תהליכים עסקיים בכל ארגון.
חלקם מבלבלים מערכות ECM ו- מערכות ניהול מסמכים אלקטרוניים (EDMS). הבלבול בין הגדרות אלה מתעורר בגלל העובדה שלעתים קרובות EDMS, בנוסף למודולי ניהול מסמכים ארגוניים, כוללים כמה מאפייני ECM. כמו, למשל, האינטראקציה של העובדים על הכנת מסמכים. במצב כזה, ניתן בהחלט לדון בהרחבת הפונקציונליות למערכת ECM.
ההבדל העיקרי בין מערכת ECM ל- EDMS הוא שבנוסף לניהול ניהול מסמכים אלקטרוניים של הארגון, מערכות ECM מייצרות מרחב מידע יחיד עבור כל משתמשי הארגון, והן מספקות אוטומציה של תהליכים עסקיים.
הודות לשימוש במערכות ECM, משאבי העבודה מותאמים ביותר ועלויות התפעול של הארגון מופחתות משמעותית.
בדרך כלל, מערכות ECM כוללות את החלקים הבאים (מודולים) הבאים, שכל אחד מהם משתלב עם שאר חלקי המשנה ויכולים להתקיים גם בנפרד.
להלן כמה מהם:
- מודול ניהול מסמכים אלקטרוניים ארגוניים;
- מודול תמיכת תהליכים עסקיים;
- מודול לניהול תוכן ברשת עבור אתר אינטרנט או פורטל,
- מודול לניהול תוכן מדיה;
- מודול לניהול ידע;
- מודול בקרת גישה לתוכן, המספק את המידע הדרוש ללא קשר לשעה ומקום.
כל אחד מחלקי המשנה דורש מיומנויות מסוימות. לדוגמה, ניהול תוכן האינטרנט של אתר או פורטל ארגוני דורש ידע ספציפי בניהול משאבי אינטרנט, ומודול ניהול המסמכים האלקטרוני של הארגון דורש פירוט של תנועה פנימית של מסמכים.
מערכות ECM משלבות תוכן של מסמכים והיבטים ניהוליים של הארגון ויוצרות סביבה יחידה לניהול מסמכים ומפחיתה את מספר פעילויות העבודה ליישום משימות עסקיות. לפיכך, תוכן ארגוני הופך לזמין עבור אותם משתמשים הזקוקים לו לעבודה מהירה ואיכותית.
